تدریس آیین نگارش و مکاتبات اداری مدرس آیین نگارش و مکاتبات
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور
تدریس آیین نگارش و مکاتبات اداری مدرس آیین نگارش و مکاتبات
نقش نامه های اداری در جریان امور به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بستگی دارد. بدین معنا که با کوچک ترین اشتباهی در نگارش یک نامه امکان از دست رفتن فرصت و منافع سازمان و یا بیان بهتر یک مطلب و زیبایی نوشتار یا رعایت نکاتی در نوشتار اداری به ارتقای مالی ، اداری و معنوی سازمان و کارمند منجر گردد. به طور کلی نقش مکاتبات در انجام امور اداری به مراتب زیر تقسیم می شود:
1- اثرات مالی : بخشی از نامه های اداری ، دارای بار مالی هستند و به صورت دستور پرداخت و یا عدم پرداخت صادر می شوند. تمامی پرداخت های مالی باید به صورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیر مربوطه مقدور باشد و دستورات شفاهی در این موارد که برای سهولت و سرعت پرداخت می باشند ،باید در آینده نزدیک با دستور کتبی همراه گردد.
2- اثرات حقوقی : نامه های صادره از سوی افراد و ادارات به عنوان یک سند اداری محسوب شده و ایجاد الزام و تعهد قانونی می نماید . بر اساس ماده 1284 قانون مدنی سند عبارتست از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. اگر چه با پیشرفت علم ، اسناد اداری تنها به نامه و نوشتار محدود نشده و می تواند به عکس ،فیلم ،نوار ضبط و ... نیز تعمیم یابد.
3- راهنمایی آیندگان برای ادامه امور : فرآیندهای اداری و برخی امور اداری نیازمند استفاده از تجربیات کارکنان و مدیران پیشین اداره و رفتار اداری بر مبنای این امور است . لذا با استفاده از بایگانی و مکتوبات اداری ،انجام امور اداری به سهولت برای آیندگان مقدور خواهد بود.
4- تاریخ و قضاوت ها :مطالعه تاریخ معاصر و سرنوشت پیشینیان ،علاوه بر نقل آن به صورت سینه به سینه از طریق نوشتار و مکتوبات برای نسل های بعدی میسر می شود. نوشته های تاریخی مثل تاریخ نامه ها ،سفرنامه ها و روزنگاری های متفاوت به عنوان منابع تاریخی مختلف به انتقال تاریخ پیشینیان عمل کرده اند .
5- مستندسازی : در بسیاری از مشاغل و ارکان اداری بر اساس مستندات و مشاهدات ثبت شده ،کارهای اداری انجام می گردد. ثبت موارد مختلف در یک حیطه کاری به تشکیل پرونده واحد برای یک سلسله موضوعات منجر می گردد که می تواند برای تسهیل و تسریع در انجام کارها کمک نماید. پرونده های اداری ، بیماران ،دانش آموزان و دانشگاه ها از جمله این موارد است که در صورت عدم تشکیل پرونده و مستند سازی انجام امور به کندی و با مشکلات فراوان همراه خواهد بود. اعتبار اسناد و ساده سازی آنها برای مخاطبین از اهمیت زیادی برخوردار است.
نامه های اداری :
نامه در اصطلاح عبارت است از مکاتباتی که با هدفی معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد. واژگان دیگری نیز در نوشتار اداری مطرح می شود که عبارتند از :
دستخط : یا دست نوشته که عبارتست از نوشته ای که توسط شخص نوشته شده است و در ادارات ، همانند یادداشت برای تسریع در کارها استفاده می شود. در ادارات قدیم به علت نبود ماشین های تایپ نامه ها توسط مستوفیان و دبیران نوشته شده و توسط صاحب منصبان امضاء می شد. در برخی موارد نیز برای بیان اهمیت و اعتبار ، صاحب منصبان خودشان نامه را تحریر و امضا می نمودند.
مکتوب : به هر نوشته ای بصورت کلی مکتوب می گویند که در حیطه این درسنامه به تمامی نوشتار اداری مانند صورت جلسات،صورت حساب ها،گزارش ها،نامه ها ، یادداشت ها ، احکام ،دستورالعمل ها ،اساس نامه ها،آیین نامه ها و دفاتر اداری و سایر نوشتار مرسوم در ادارات اطلاق می گردد.
استاد آیین مکاتبات اداری
مدرس آیین مکاتبات اداری
مدرس فروش
مدرس بازاریابی
مدرس crm
استاد بهزاد حسین عباسی
09121724677
09128724677
مشخصات نامه های اداری :
برای نامه های اداری ویژگی های تعریف شده است که بر اساس آن می توان به یک نامه عنوان نامه اداری اطلاق کرد. ویژگی هایی که باعث شناخته شدن نامه های اداری از سایر انواع نامه ها می گردند عبارتست از : شماره ،تاریخ ،عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده ،موضوع نامه ،نام و عنوان امضاء کننده نامه و در نهایت امضای نامه توسط یک شخص با صلاحیت. نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره ،برخی از ویژگی ها مانند شماره نامه را ندارد ، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه اداره به یک نامه اداری مبدل می شود.
اجزای نامه های اداری :
هر نامه اداری از پنج بخش زیر تشکیل می شود :
سرلوحه ، عناوین ( گیرنده ، فرستنده و موضوع ) نامه ،متن نامه ، امضای نامه و گیرندگان رونوشت که بدون هر یک از این بخش ها ، نامه اداری ناقص خواهد بود.