مدرس نگارش مکاتبات اداری استاد نگارش مکاتبات اداری
سرلوحه : سرلوحه نامه که گاهی به غلط سربرگ نامیده می شود، عموما" بخش بالایی نامه اداری است که در آن آرم الله ،عبارت جمهوری اسلامی ایران ، نام وزارت خانه و موسسه یا سازمان ،بسمه تعالی ،شماره ، تاریخ و پیوست نامه است . بر اساس استاندارد شماره 379 موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران سرلوحه عبارت از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن است که در بالا و سمت راست کاغذ و تاریخ ، شماره و پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد.
عناوین نامه : عنوان گیرنده نامه ،فرستنده نامه و موضوع نامه در این بخش قرار دارد. بر اساس مصوبه دفتر تشکیلات و روش های سازمان امور اداری و استخدامی کشور در سال 1355 ،مقرر گردید خطاب نامه ها شامل به ، از و موضوع باشد . اما پس از انقلاب اسلامی ، به دلیل شباهت آن به مراتب نامه های نظامی و وجود حالت آمریت در آن ، این روش حذف گردید ،اما هنوز هم بسیاری از ادارات از این روش در خطاب نامه ها استفاده می نمایند.
متن نامه : متن نامه مهم ترین بخش نامه است ،شرح مطالبی که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است . متن نامه شامل سه بخش مقدمه ،پیکره و نتیجه است که به طور نامرئی در هم تنیده شده ، و به هم مربوط می شوند. مقدمه نامه عبارتست از عبارت سلام – اشاره به شماره و تاریخ نامه در پاسخ نامه ها – شماره و تاریخ نامه ی پیشین در نامه های پیرو ، برای آشنا ساختن مخاطب با سابقه موضوع و استفاده از عبارت " باستحضار می رساند " برای مقامات بالاتر ، " به آگاهی می رساند " برای مقامات هم سطح و " به اطلاع می رساند " برای مقامات زیر دست تر . در ادامه نیز موضوع نامه با استفاده از اختصار ، شفافیت و ساده نویسی بیان شده در انتهای نامه که بخش نتیجه گیری است ،با بیان " خواهشمند است " در خصوص تقاضا از مقام بالادست ، " مقتضی است " از مقام های هم ارز و"شایسته است " از مقام های پایین تر و بیان درخواست در ادامه و در نتیجه تشکر از مخاطب خود نامه را به پایان برد.
امضای نامه : رکن اساسی هر نامه امضای نامه است ، چرا که بدون آن نامه سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار قرار گیرد. ضمنا" مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده امضا کننده نامه است و به عنوان سندی است که وی مسئولیت های آن را بر عهده می گیرد. بخش امضا نیز شامل نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و در سطر بعدی آن عنوان سازمانی وی است. در ادامه نیز شکل امضای نویسنده است که ترکیبی از نام و خطوط است.
گیرندگان رونوشت : برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاصی که موضوع نامه به آنها مربوط می باشد و یا به نظر نویسنده بهتر است در جریان چنین مطلبی قرار گیرند،از رونوشت نامه استفاده می شود که پایین تر از امضای نامه و در سمت راست نامه ذکر می گردد.
استاد آیین مکاتبات اداری
مدرس آیین مکاتبات اداری
مدرس فروش
مدرس بازاریابی
مدرس crm
استاد بهزاد حسین عباسی
09121724677
09128724677
اندازه و ابعاد نامه
نامه های اداری بر اساس میزان محتوی نامه در دو قطع کوچک و بزرگ انتشار می یابند، معمولا" نامه های تا پنج سطر محتوی در نامه های قطع کوچک (A5) و نامه های حاوی مطالبی بیشتر از پنج سطر در نامه هایی با سربرگ بزرگتر (A4) منتشر می گردند. موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران دو قطع A3 برای انتشار جدول ها ،نمودارها و صورت های مالی و A6 برای یادداشت اداری مصوب نموده است. آنچه در خصوص اندازه کاغذهای اداری قابل ذکر است تناسب بین طول کاغذهای کوچکتر با عرض کاغذهای بزرگتر ( طور کاغذ A5 = عرض کاغذA4 و بالعکس). ضمنا" استفاده از کاغذهای استاندارد به سه منظور : استاندارد واحد در مکاتبات اداری ،سهولت در بایگانی اسناد و جلوگیری از ضایعات کاغذ در هنگام برش صورت می گیرد.
