آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری در واحدهای فروش
آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری در واحدهای فروش
عناصر ارتباط :
نوشتار اداری پیش از هر چیز ،وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است ،لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر ، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است :
- پیام دهنده ( منبع ) : برقرار کننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست ،دستور ،گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
- گیرنده پیام ( مخاطب ) : شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است .
- اصل پیام ( محتوی پیام ) : منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
- وسیله ارتباط : شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
- اثر پیام ( بازخورد) : در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی ،پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.
انواع ارتباط
از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده ، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم ،سازمان های داخلی و رابطه با سازمان های خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری ( جلسه ، مصاحبه و مذاکره و ... ) و غیر حضوری ( پیام رادیویی ،تلفن ،دورنگار ،نامه و ..... ) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی ( بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس ) و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود.رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی ،یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.
عوامل متفاوتی در ادارات مانع از گرایش و انگیزه کافی در کارکنان برای نوشتن می گردد : عدم آموزش مناسب در دوران تحصیل ،عدم پرداختن به نوشتن در دوره های توجیهی بدو استخدام و ترس از عواقب مستندسازی گفتار. لذا توصیه می شود حتی الامکان در دوره های توجیهی بدو استخدام یکی از نکات مورد اهمیت برای کارکنان جدید الاستخدام ،آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری باشد. اهمیت بسیار زیاد مکاتبات اداری در فرآیندهای سازمانی از دو جنبه قابل بررسی است : یکی اینکه نوشتار آسان ترین ،کم هزینه ترین، مطمئن ترین ، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ارتباط بوده و هست. دوم اینکه نوشته در ارکان اداری ایران جنبه سند داشته و برای استناد و استفاده های بعدی نگهداری می شود. البته در این بخش نیز استناد به نوشتار اهمیت بیشتری نسبت به دلیل اول اهمیت اسناد دارد. اگر چه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند،کارآیی نوشتار از دست خواهد رفت.
استاد آیین مکاتبات اداری
مدرس آیین مکاتبات اداری
مدرس فروش
مدرس بازاریابی
مدرس crm
استاد بهزاد حسین عباسی
09121724677
09128724677
